FAQ

Antworten auf Fragen zur Rechnungsstellung

Ist die E-Rechnungs-Verordnung bindend?

Die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) gilt grundsätzlich für alle Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen ausgestellt wurden.

Von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung sind Rechnungen ausgenommen,

• die nach Erfüllung eines Direktauftrages bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden,
• die geheimhaltungsbedürftig sind,
• die Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland unterliegen
• die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.

Bitte beachten Sie jedoch auch, dass wir für bestimmte Bestellvorgänge und Lieferanten einheitliche Abwicklungsprozesse installieren müssen. Bitte fragen Sie in Zweifelsfällen bei Ihrem zuständigen Ansprechpartner im Einkauf der BwBM nach. Oder senden Sie bei Fragen eine Email an die Finanzbuchhaltung unter fibu(at)bwbm(dot)de.

Was ist die Leitweg-ID und von wem bekomme ich sie?

Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe bei XRechnungen, sie funktioniert wie eine Adresse. Anhand der Leitweg-ID können Rechnungen als BwBM-Rechnungen erkannt werden. Bei XRechnungen muss die Leitweg-ID in unveränderter Form angegeben werden.

Sie erhalten die Leitweg-ID zusammen mit der Bestellung von der BwBM.

Muss eine Bestellnummer angeben werden?

Durch die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) sind Sie verpflichtet, die Bestellnummer auf Ihrer XRechnung anzugeben. Die Bestellnummer wird Ihnen bereits bei der Bestellung durch die BwBM mitgeteilt.

Muss noch zusätzlich eine Papierrechnung versendet werden?

Nein, die zusätzliche Abgabe einer Papierrechnung ist nicht erlaubt. Jede Rechnung darf nur einmal eingehen.

Wie kann ich rechnungsbegründenden Unterlagen versenden?

Der Standard XRechnung erlaubt, von der Möglichkeit der Trennung von Rechnung und rechnungsbegründenden Unterlagen Gebrauch zu machen.

Es ist auch möglich, rechnungsbegründende Unterlagen in Papierform einzureichen. Wenn hiervon Gebrauch gemacht wird, muss in einem entsprechenden Formularfeld auf diese Anlagen referenziert werden.

Rechnungsbegründende elektronische Daten und Anlagen können auf verschiedene Wege eingereicht werden:

1. Eingabe der Rechnungsinhalte über das Webformular, welches über das OZG-RE Portal zur Verfügung gestellt wird.
2. Manueller Upload einer systembasierend erstellten XML-Datei über das OZG-RE Portal.
3. Einreichung per Schnittstellenanbindung und automatischen Übertragung der erstellten XRechnung.
4. Versand per Mail/De-Mail über das OZG-RE Portal mit Verknüpfung zu dem jeweilig genutztem Emailprogramm

Gilt eine digital signierte PDF-Rechnung als elektronische Rechnung?

Nein, digital signierte PDF-Rechnungen sind keine XRechnungen, da sie nicht dem Datenaustauschstandard XRechnung entsprechen. XRechnungen müssen in einem strukturierten Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das Datenformat muss die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglichen.

Muss für Einlieferung von Rechnung an alle Behörden eine zentrale Plattform des Bundes genutzt werden?

Auf Bundesebene muss zur Übermittlung ein Portal verwendet werden. Im Falle der Bw Bekleidungsmanagement GmbH ist das die OZG-RE.

Was muss ich tun, wenn eine bereits versandte XRechnung fehlerhaft ist? Wie verschicke ich die korrigierte Rechnung?

Korrigierte XRechnungen können Sie über die OZG-RE übermitteln. Geben Sie in der Korrektur-Rechnung dieselbe Leitweg-ID und Bestellnummer an wie in der ursprünglichen Rechnung.

Bitte fragen Sie in Zweifelsfällen bei Ihrem zuständigen Ansprechpartner im Einkauf der BwBM nach. Oder senden Sie eine Email an die Finanzbuchhaltung unter fibu(at)bwbm(dot)de.

Können Stornorechnungen, Gutschriften oder Mahnungen elektronisch übermittelt werden?

Stornorechnungen und Gutschriften zu E-Rechnungen können Sie über die OZG-RE elektronisch übermitteln. Aus der Stornorechnungen muss hervorgehen, welche Rechnung gemindert werden soll. Geben Sie außerdem die Leitweg-ID und Bestellnummer identisch zur Rechnung an. Sollte tatsächlich einmal eine Mahnung notwendig sein, so senden Sie uns diese wie gewohnt per Post oder per Mail an fibu(at)bwbm(dot)de.

Muss ich die XRechnung nach dem Versand an die BwBM aufbewahren?

Als Lieferant sind Sie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für die Archivierung Ihrer Ausgangsrechnungen selbst verantwortlich.

Antworten auf technische Fragen zur E-Rechnung

Kann ich meine PDF-Rechnung an das Rechnungsportal OZG-RE übermitteln?

Nein, möglich ist nur das Format XRechnung (XML-Datei) oder die manuelle Erfassung.

Welche IT-technischen Voraussetzungen sind für die elektronische Rechnungsstellung erforderlich?

Es sind keine besonderen IT-technischen Voraussetzungen für die elektronische Rechnungsstellung erforderlich. Haben Sie keine eigene Software für das Erstellen von XRechnungen, nutzen Sie einfach die webbasierten Eingabemasken der OZG-RE für Ihre Rechnungsstellung. Dafür brauchen Sie lediglich einen Internetzugang.

An wen kann ich mich wenden, wenn ich technische Fragen habe?

Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte per Mail an: sendersupport-xrechnung(at)bdr(dot)de.

Was ist PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Standard zum sicheren und verlässlichen elektronischen Datenaustausch und -transport – zum Beispiel von elektronischen Rechnungen. Weitere Informationen finden Sie auf der Website von PEPPOL.

Was ist XML?

XML (Extensible Markup Language) ist eine maschinenlesbare Sprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten in einer Textdatei. XML hat sich in den vergangenen Jahren zu einem Standard bei der Datenübermittlung entwickelt. Der Datenaustauschstandard XRechnung nutzt XML.

Wie lässt sich prüfen oder validieren, ob eine Rechnung dem Datenaustausch-Standard XRechnung entspricht?

Hierfür hat der IT-Planungsrat der Bundesregierung ein Prüfmodul für XRechnungen (XML-Validator) bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) beauftragt. Das Prüfmodul steht öffentlich zur Verfügung und prüft elektronische Rechnungen nach bestimmten Regeln.

Unternehmen oder Software-Anbieter können das Prüfmodul und die Referenz-Implementierung für ihre elektronischen Rechnungen nutzen. Das gilt auch für Dritte, die elektronische Rechnungen im Auftrag für Rechnungssteller an öffentliche Auftraggeber übermitteln.

Die XML-Validator und die Referenz-Implementierung verdeutlichen den Mechanismus der E-Rechnung. Die Lösung basiert auf Open Source und kann IT-Entwicklern als Vorbild für die eigene Anwendungen dienen.

Antworten auf sonstige Fragen zur E-Rechnung

Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung Lieferanten?

Durch die elektronische Rechnungsbearbeitung sparen Sie Papier- und Portokosten und vermeiden Medienbrüche. Außerdem können Ihre unternehmensinternen Prozesse und Abläufe dadurch effektiver werden – nicht zuletzt, weil der Aufwand für manuelle Rechnungsbearbeitung weniger wird.

Welche Behörden setzen den Datenaustauschstandard XRechnung ein?

Perspektivisch werden alle öffentlichen Auftraggeber, die von der Umsetzungsverpflichtung der EU-Richtlinie 2014/55/EU betroffen sind, bundesweit einheitlich den Datenaustauschstandard XRechnung einsetzen. Auftragnehmer können somit zukünftig elektronische Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber übermitteln.

Einige der FAQ sind der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KosIT) entnommen.

Welche Konsequenzen wird es haben, wenn eine Rechnung nicht elektronisch übermittelt wird?

Ein Rechnungsempfänger auf Bundesebene darf Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, nicht mehr annehmen und somit auch nicht bezahlen. Dies gilt seit dem 27.11.2020 für alle Rechnungen von Lieferanten, die laut E-Rechnungsverordnung verpflichtet sind, elektronische Rechnungen einzureichen (E-Rech-VO §3 Absatz 1, 3).